Fatura, bir satışın ya da hizmetin resmî belgesidir. Hem satıcı hem alıcı için KDV, gider ve vergi hesabı bu belgeye dayanır. Hatalı düzenlenmiş bir fatura, alıcının KDV'yi indirememesine ya da gideri kaydedememesine yol açabilir. Aşağıdaki başlıklar, hangi fatura türünü kullanırsanız kullanın geçerli genel bir çerçeve sunar.
1. Faturada bulunması gereken temel bilgiler
- Faturayı düzenleyenin ve alıcının unvanı, adresi, vergi dairesi ve vergi kimlik (veya T.C. kimlik) numarası.
- Fatura tarihi, seri ve sıra numarası.
- Satılan mal veya hizmetin cinsi, miktarı ve birim fiyatı.
- KDV oranı ve KDV tutarının ayrı gösterilmesi, toplam bedel.
Bu bilgilerden herhangi biri eksik ya da yanlışsa belge, alıcı açısından sorun çıkarabilir. KDV'nin neden önemli olduğunu KDV rehberimizde anlattık.
2. Fatura türünü doğru seçin
- Kâğıt fatura: Basılı belge; kullanımı mükellefiyet durumuna göre sınırlı olabilir.
- e-Fatura ve e-Arşiv fatura: Elektronik ortamda düzenlenir. Hangisinin zorunlu olduğu faaliyetinize ve mükellefiyet durumunuza göre değişir. Ayrıntı için e-fatura ve e-arşiv yazımıza bakabilirsiniz.
- Serbest meslek makbuzu, gider pusulası, müstahsil makbuzu: Faaliyete göre fatura yerine geçen belgelerdir; hangisinin uygun olduğunu muhasebecinizle teyit edin.
3. Sık yapılan hatalar
- Yanlış unvan veya vergi numarası: Alıcı faturayı işletme adına kaydedemez. Fatura düzenlemeden önce bilgileri kontrol edin.
- Yanlış KDV oranı: Ürün veya hizmetin oranı mevzuata göre belirlenir. Güncel oranlar Güncel Oranlar sayfamızda bulunur.
- Açıklaması belirsiz fatura: "Çeşitli", "diğer" gibi ifadeler incelemelerde sorgulanabilir; hizmetin ne olduğunu açıkça yazın.
- Tarih hatası: Faturanın dönemi doğru yazılmazsa KDV ve gider yanlış dönemde kayda geçer.
- Kişisel harcamayı işletme faturasına yazdırmak: Giderin işletmeyle ilgisi yoksa indirim konusu yapılamaz.
4. Hatalı fatura düzenlendiyse ne yapılır?
Fatura türüne göre iptal, iade faturası veya düzeltme yolu izlenir. Kâğıt fatura ile e-fatura için süreç ve süreler farklıdır; yanlış adım yeni sorunlar yaratabileceği için işlemi yapmadan önce muhasebecinize danışın. Hatalı faturayı fark eder etmez bildirmek, dönem kapanmadan çözüm bulmayı kolaylaştırır.
5. Faturaları saklama
Düzenlenen ve alınan faturaların yasal süre boyunca saklanması gerekir. Elektronik faturalar elektronik ortamda saklanabilir. Belgelerin muhasebeye zamanında ulaştırılması için belge teslimi rehberimize bakabilirsiniz.
6. Fatura kesmeden önce kısa kontrol
- Alıcının unvan ve vergi bilgileri doğru mu?
- Mal veya hizmetin açıklaması açık ve eksiksiz mi?
- KDV oranı ve tutarı doğru mu?
- Fatura tarihi doğru döneme mi ait?
- Doğru fatura türü kullanılıyor mu?
Faaliyetiniz için hangi fatura türünün uygun olduğundan emin değilseniz bizimle iletişime geçebilirsiniz.
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır. Mevzuat değişebileceğinden, işlem yapmadan önce güncel durumu teyit ediniz.